Istnieje kilka rodzajów kontroli SENT, z których najczęstszym jest tzw. kontrola na drodze oraz kontrola SENT na wezwanie. Jednak sprawdzenie obowiązków nie zawsze wymaga zatrzymania pojazdu. Nieprawidłowości mogą zostać ujawnione także podczas analizy danych w rejestrze lub weryfikacji dokumentów przedsiębiorstwa. Jak przygotować kierowcę i firmę do poszczególnych czynności?
Przede wszystkim podmioty dokonujące przewozów SENT powinny bardzo skrupulatnie przestrzegać swoich obowiązków, bowiem za naruszenia przepisów SENT grożą surowe kary. Więcej na ten temat w naszym wpisie SENT – czy możliwe jest uniknięcie kar za błędy?
Kontrola sen nie ogranicza się do zatrzymania pojazdu na drodze. Realizacja obu obowiązków może zostać zweryfikowana również po zakończeniu transportu, podczas analizy danych w rejestrze lub sprawdzenia dokumentacji przedsiębiorstwa. Dlatego przygotowanie do kontroli powinno obejmować zarówno kierowcę, jak i osoby odpowiedzialne w firmie za obsługę zgłoszeń i przechowywanie dokumentów.
Czego dotyczy kontrola SENT
Zakres kontroli SENT wyraźnie wskazano w przepisach – w art. 13 ustawy SENT. Zgodnie z nim kontrola polega na sprawdzeniu przestrzegania obowiązków w zakresie odpowiednio:
- dokonywania, uzupełniania i aktualizacji zgłoszenia;
- zgodności danych zawartych w zgłoszeniu ze stanem faktycznym;
- posiadania numeru referencyjnego;
- przekazywania aktualnych danych geolokalizacyjnych środka transportu.
Kontrola obejmuje:
- weryfikację danych zawartych w dokumentach okazanych przez kierującego,
- dokonanie oględzin towaru, w tym pobranie próbki towaru,
- weryfikację wskazań lokalizatora albo zewnętrznego systemu lokalizacji.
Samo uzyskanie numeru referencyjnego nie oznacza jeszcze wykonania wszystkich obowiązków w SENT. Kontrola może dotyczyć także terminowości uzupełnienia i aktualizacji zgłoszenia oraz zgodności jego danych z rzeczywistym przewozem. Zakres sprawdzanych obowiązków zależy również od roli danego podmiotu: wysyłającego, odbierającego lub przewoźnika.
Kto przeprowadza kontrolę
Kontrolę przewozu towarów przeprowadzają funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej. Mogą ją również przeprowadzać: funkcjonariusze Policji;, funkcjonariusze Straży Granicznej; inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego.
Obowiązki kontrolowanego kierowcy
Kierujący jest obowiązany w toku kontroli przewozu towarów, na żądanie kontrolującego funkcjonariusza:
- okazać wymagane prawem dokumenty związane z przewozem towaru;
- podać numer referencyjny właściwy dla dokonywanego przewozu towaru
- umożliwić kontrolującemu wykonywanie czynności kontrolnych
W praktyce kierowca powinien wiedzieć, który numer SENT dotyczy danego ładunku, mieć dostęp do wymaganych dokumentów i znać osobę kontaktową w firmie. Jeżeli jednym pojazdem przewożonych jest kilka przesyłek objętych odrębnymi zgłoszeniami, warto przygotować zestawienie numerów SENT wraz z przyporządkowaniem ich do towarów i miejsc dostawy. Ułatwia to sprawne wyjaśnienie, którego przewozu dotyczą przedstawione informacje.
Protokół z kontroli
Kontrolujący sporządzają protokół z kontroli w następujących przypadkach:
- stwierdzenia nieprawidłowości w toku kontroli lub na żądanie kontrolowanego,
- pobrania próbki towaru,
- nałożenia zamknięć urzędowych
Ustalenia i zastrzeżenia do protokołu kontroli
Ustalenia kontrolujących znajdują się w pkt 8 protokołu. W protokole znajduje się również miejsce na uwagi (pkt 10 protokołu). Zatem jeżeli kontrolowany ma uwagi co do stwierdzonych naruszeń lub przebiegu kontroli to powinny zostać one wpisane w tym miejscu (pkt 10 protokołu). Więcej o tym można przeczytać w naszym wpisie SENT-mandat. Kiedy kierowca powinien odmówić przyjęcia mandatu?
Jeżeli podczas kontroli pojawiają się rozbieżności, warto od razu zabezpieczyć dokumenty pozwalające odtworzyć przebieg przewozu. Mogą to być potwierdzenia zgłoszenia i jego aktualizacji, dokumenty przewozowe, korespondencja dotycząca zmian podczas transportu, a w przypadku problemów z geolokalizacją – dostępne raporty techniczne i zgłoszenia awarii.
Protokół opisujący nieprawidłowości nie jest jeszcze decyzją nakładającą karę pieniężną na przedsiębiorcę. Uwagi do ustaleń powinny odnosić się do konkretnych faktów i dokumentów, np. błędnego wskazania godziny, pominiętej aktualizacji albo okoliczności wymagającej sprawdzenia w danych systemowych.
Wypowiedzi eksperckie
Adwokat Dawid Korczyński z PrawnicyTransportu.pl wielokrotnie udzielał wypowiedzi eksperckich dotyczących kontroli SENT. Można je znaleźć m. in. w Dzienniku Gazeta Prawna.
Kontrola SENT na drodze
Najczęstszym rodzajem kontroli SENT jest tzw. kontrola na drodze. Ma ona miejsce, gdy do kontroli zatrzymywany jest pojazd przewożący towary podlegające monitorowaniu.
Podczas kontroli mogą być porównywane dane ze zgłoszenia, dokumenty przewozowe oraz sprawdzany przewożony towar. Sprawdzenie może obejmować również dane środka transportu i przekazywanie wymaganych danych geolokalizacyjnych. Jeżeli pojawiają się zastrzeżenia, kierowca powinien poinformować osobę odpowiedzialną w firmie za SENT.
Sprawdzenie Rejestru Zgłoszeń SENT
Brak zatrzymania pojazdu nie wyklucza późniejszego ujawnienia nieprawidłowości. Ustawa SENT w art. 30 ust. 1a wprost odnosi się do naruszeń stwierdzonych podczas analizy danych w rejestrze. Znaczenie mogą mieć m.in. dane zgłoszenia, moment jego uzupełnienia lub aktualizacji oraz wykonanie wezwania do przedstawienia środka transportu do kontroli.
Przedsiębiorca powinien więc móc odtworzyć chronologię konkretnego przewozu: kiedy nastąpił załadunek, kiedy zmieniły się okoliczności wymagające aktualizacji oraz kiedy wykonano poszczególne czynności w systemie. Pomocne są potwierdzenia operacji, dokumenty transportowe i korespondencja dotycząca danego przewozu. Sam aktualny podgląd zgłoszenia może nie wystarczyć do wyjaśnienia wcześniejszego przebiegu zdarzeń.
Kontrola SENT na wezwanie
Innym rodzaj kontroli SENT stanowi kontrola na wezwanie w związku z nałożeniem tzw. dyrektywy kontroli. Dyrektywa kontroli to obowiązek przewoźnika przedstawienia środka transportu do kontroli w wyznaczonym przez UCS miejscu. Jest ona przesyłana wraz z numerem referencyjnym albo potwierdzeniem aktualizacji danych w rejestrze. Dyrektywę kontroli łatwo przeoczyć, a za jej nie wykonanie grodzi kara pieniężna w sztywnej wysokości 20 000 zł. Więcej o dyrektywie kontroli oraz tym jak ona wygląda można przeczytać w naszym wpisie Dyrektywa kontroli SENT. Do ujawnienia naruszenia polegającego na niestawieniu się do kontroli dochodzi w drodze sprawdzenia rejestru SENT.
Aby ograniczyć ryzyko przeoczenia wezwania, warto ustalić, kto w firmie odczytuje komunikaty otrzymywane podczas obsługi zgłoszenia i kto przekazuje kierowcy instrukcję dalszego postępowania. Kierowca powinien otrzymać pełną informację potrzebną do wykonania wezwania. W firmie warto również zachować dokumenty potwierdzające jego wykonanie oraz ustalić zastępstwo na czas nieobecności osoby obsługującej SEND.
Kontrola SENT w przedsiębiorstwie
Kontrola SENT może zostać przeprowadzona również w przedsiębiorstwie. Wówczas sprawdzane są dokumenty związane z przewozami podlegającymi SENT.
Nieprawidłowości dotyczące SENT mogą zostać ujawnione również podczas postępowania podatkowego, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej, co przewiduje art. 30 ust. 1 ustawy SENT. Podstawa prawna konkretnych czynności określa ich tryb oraz uprawnienia przedsiębiorcy.
W zależności od zakresu weryfikacji znaczenie mogą mieć faktury, dokumenty WZ i PZ, listy przewozowe, zlecenia transportowe oraz potwierdzenia odbioru. Warto przechowywać je w sposób pozwalający powiązać konkretną dostawę z właściwym zgłoszeniem SENT. Jeżeli firma uznała, że przewóz nie wymagał zgłoszenia, przydatne będą również dokumenty pozwalające wykazać podstawę takiej oceny.
Czy każde naruszenie kończy się karą?
O tym czy możliwe jest uniknięcie kar za drobne błędy w SENT można przeczytać we wpisach na naszej stronie: SENT – czy możliwe jest uniknięcie kar za błędy? oraz SENT-odstąpienie od kary
Jak przygotować się do kontroli SENT
Przygotowanie warto zacząć od ustalenia, czy dostępna dokumentacja pozwala ustalić, kto obsługiwał zgłoszenie? Jakie zmiany nastąpiły podczas transportu i kiedy wykonano wymagane czynności?
W firmie warto zadbać o:
- uporządkowanie dokumentów według konkretnych przewozów;
- dostęp do potwierdzeń zgłoszeń, uzupełnień i aktualizacji;
- podział obowiązków pracowników oraz zastępstwa;
- instrukcję dla kierowców dotyczącą kontroli i kontaktu z biurem;
- zasady odczytywania komunikatów i wykonywania wezwań;
- dokumentowanie zmian i problemów technicznych.
Procedury powinny odpowiadać rzeczywistej organizacji pracy. Warto okresowo sprawdzać, czy są wykonywane w praktyce i czy dokumenty umożliwiają wyjaśnienie przebiegu transportu także po jego zakończeniu.
Kontrola SENT – najczęstsze pytania
Czy kontrola SENT wymaga zatrzymania ciężarówki?
Nie. Naruszenia mogą zostać ujawnione także podczas analizy danych w rejestrze oraz czynności dotyczących dokumentacji przedsiębiorstwa. Co raz częściej podstawą wezwania lub prowadzenia postępowań jest właśnie sprawdzenie rejestru zgłoszeń SENT, a nie kontrola na drodze.
Czy po zakończeniu transportu można jeszcze sprawdzać zgłoszenie?
Tak. Zakończenie przewozu nie wyklucza późniejszej weryfikacji realizacji obowiązków. Dlatego dokumenty powinny umożliwiać odtworzenie zdarzeń również po dostarczeniu towaru. Ważne, żeby przewoźnik zadbał o zarchiwizowanie dokumentów po wykonanym transporcie.
Czy potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oznacza, że wszystko jest prawidłowe?
Potwierdzenie świadczy o przyjęciu zgłoszenia przez system. Nie zastępuje sprawdzenia zgodności danych z rzeczywistością ani wykonania pozostałych obowiązków podczas przewozu. Należy zwrócić uwagę, że system SENT niejednokrotnie pozwala „przechodzić dalej” pomimo, że formularz zawiera błędy lub nie zawiera wszystkich danych.
Czy wezwanie do przesłania dokumentów oznacza dyrektywę kontroli?
Nie należy utożsamiać tych sytuacji. Dyrektywa kontroli dotyczy przedstawienia środka transportu do kontroli. Wezwanie do złożenia dokumentów lub wyjaśnień trzeba ocenić zgodnie z jego treścią i podstawą prawną.
Czy raport z firmowego GPS wystarczy do wykazania transmisji do SENT?
Sam zapis położenia pojazdu w systemie przewoźnika nie przesądza o przekazaniu danych do SENT. Trzeba sprawdzić, co dokumentuje dany raport i czy odnosi się również do transmisji do właściwego systemu.
Pomoc w przygotowaniu do kontroli SENT
Przygotowanie do kontroli obejmuje ocenę dokumentacji, sposobu obsługi zgłoszeń i organizacji pracy osób uczestniczących w przewozie. W Kancelarii Prawnicy Transportu pomagamy przedsiębiorcom uporządkować te obszary oraz przeanalizować ustalenia organu, gdy czynności kontrolne już się rozpoczęły.
Jeżeli otrzymali Państwo wezwanie dotyczące SENT lub chcą sprawdzić przygotowanie firmy do kontroli, zapraszamy do kontaktu.
dr Dawid Korczyński
adwokat
[…] Kontrola SENT-pomoc prawna […]