Jak założyć firmę transportową

Jak założyć firmę transportową? Od lat pomagamy w zakładaniu firm transportowych oraz uzyskaniu licencji. Zajmujemy się wszystkim formalnościami z tym związanymi. Pomagamy Klientom z całej Polski oraz zagranicy.  Komunikujemy się w języku polskim, angielskim i ukraińskim.

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy założeniu firmy lub jej przekształceniu, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.  Skontaktuj się z nami pod numerem telefonu +48 691 839 919 lub mailowo sekretariat@prawnicytransportu.pl

I krok – rejestracja działalności

Pierwszym krokiem do założenia firmy transportowej jest założenie działalności gospodarczej. Może ona przybrać różne formy prawne. Można ją prowadzić jako jednoosobową działalność gospodarczą w oparciu o wpis do CEiDG, bądź w formie spółki. Wybór formy prawnej zależy od wielu czynników, a poszczególne formy mają swoje wady i zalety. Głównymi kryteriami wyboru formy prawnej jest to, czy działalność zamierzamy prowadzić samemu, czy ze wspólnikiem. Wpływ na jej wybór ma również sposób opodatkowania oraz zakres odpowiedzialności za zobowiązania. Wybór właściwej formy prawnej jest bardzo trudny i bardzo ważny. Dlatego należy ją dobrze przemyśleć. Późniejsza jej zmiana jest możliwe, jednak wymaga spełnienia kolejnych formalności i wiąże się z kosztami. W przypadku działalności transportowej zdecydowanie można odradzić formę spółki cywilnej. Więcej informacji o formach prawnych oraz ich zaletach i wadach znajduje się we wpisie w jakiej formie najlepiej prowadzić firmę transportową?

PKD : 49.41.Z – transport drogowy towarów

Do rejestracji firmy transportowej (zarówno w CEiDG, jak i w KRS) konieczne jest wskazanie przedmiotu działalności – numeru PKD. W przypadku działalności transportowej jest to numer 49.41.Z – transport drogowy towarów. Numery PKD można zmienić i rozszerzyć w przyszłości. Jednocześnie wpisanie określonego przedmiotu działalności nie zobowiązuje do jej prowadzenia. Można wpisać PKD „na zapas” jeżeli przewiduje się rozszerzenie zakresu działalności w przyszłości.

Wybór formy opodatkowania

Już na tym etapie należy wybrać formę opodatkowania, np. podatek liniowy w przypadku działalności jednoosobowej, spółki jawnej lub komandytowej.  Również na tym etapie należy dokonać zgłoszenia VAT. W przypadku małych firm będzie to opcjonalne. Jeżeli firma będzie świadczyła usługi dla zagranicznych kontrahentów należy również dokonać rejestracji na potrzeby VAT-UE (tzw. VAT europejski). Więcej o formach opodatkowania we wpisie w jakiej formie najlepiej prowadzić firmę transportową?

Siedziba firmy

Rejestrując działalność gospodarczą należy wskazać jej siedzibę. Należy zatem dysponować prawem do lokalu w którym będzie ona prowadzona. W przypadku firmy transportowej wymóg ten ma szczególne znaczenie. Bowiem przepisy ustawy o transporcie drogowym wymagają od przedsiębiorcy posiadania rzeczywistej i stałej siedziby, a także bazy eksploatacyjnej. W przypadku firmy transportowej nie ma przeszkód by jej siedzibą było miejsce zamieszkania właściciela. Co do wymogu dysponowania bazą eksploatacyjną w dalszej części wpisu dotyczącej licencji.

Zgłoszeni do ZUS

Również na tym etapie należy dokonać zgłoszenia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). W przypadku jednoosobowej działalności, po spełnieniu ustawowych kryteriów, istnieje możliwość skorzystania z tzw. „małego ZUS”. Możliwości taka nie istnieje w przypadku wyboru innej formy prawnej (spółki). Należy jednak zwrócić uwagę, że to kryterium nie powinno być głównym decydującym o wyborze właściwej formy prawnej.

Konto firmowe

Również na tym etapie  powinno nastąpić założenie firmowego rachunku bankowego. Numer taki należy zgłosić do Urzędu Skarbowego oraz ZUS. Rozliczeń firmowych należy dokonywać za pośrednictwem takiego rachunku co ma znaczenie dla kwestii podatkowych.

II krok – licencja transportowa

Po założeniu firmy, tj. jej zarejestrowaniu, należy uzyskać zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego lub licencję wspólnotową. Ich uzyskanie możliwe jest dopiero po zarejestrowaniu działalności. Wymóg posiadania zezwolenia dotyczy krajowego przewozu drogowego wykonywanego pojazdami samochodowymi lub zespołami pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony. Wymóg posiadania licencji dotyczy przewozów międzynarodowych wykonywanych pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5. Obowiązek ten wszedł od 21 maja 2022 r. Zatem w wielu miejscach można spotkać błędną informację, że transport miedzynarodowy busami nie wymaga licencji. Informacja take jest jednak nie aktualna. Więcej na ten temat we wpisie Licencje na busy do 3,5 tony.

Zezwolenie a licencja

Przedsiębiorca który chce wykonywać transport krajowy musi posiadać zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Przedsiębiorca chcący wykonywać transport międzynarodowy musi posiadać licencję wspólnotową dotyczącą międzynarodowego zarobkowego przewozu drogowego rzeczy oraz zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. W przypadku transportu wykonywanego poza Unią Europejską konieczne może być również specjalne zezwolenie. Dotyczy to np. transportów na Ukrainę lub z Ukrainy.

Wniosek o zezwolenie lub licencję

Wniosek o wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego składa się w Starostwie Powiatowym właściwym ze względu na siedzibę firmy. Aby uzyskać licencję wspólnotową należy złożyć wniosek do Głównego Inspektora Transportu Drogowego.

Aby otrzymać licencję wspólnotową należy złożyć do GITD:

• Wniosek o udzielenie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego i licencji wspólnotowej dotyczącej międzynarodowego zarobkowego przewozu drogowego rzeczy (LR1) – oryginał
• oświadczenie osoby zarządzającej transportem (OC) – oryginał
• certyfikat kompetencji zawodowych – kserokopia
• dokumenty potwierdzające posiadanie sytuacji finansowej zapewniającej podjęcie i prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego (na całość taboru)
• oświadczenie dotyczące bazy eksploatacyjnej (OB) – oryginał
• oświadczenie dotyczące kierowców (OK) – oryginał
• informację z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności za przestępstwa w dziedzinach określonych w art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia (WE) 1071/2009 przedsiębiorcy/wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji według KRS/ osoby zarządzającej transportem -oryginał
• oświadczenie o niekaralności (ON) przedsiębiorcy/wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji według KRS/ osoby zarządzającej transportem – oryginał
• wykaz pojazdów (WPC) – oryginał
• dowód uiszczenia opłaty za wydanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego
• dowód uiszczenia opłaty za wydanie licencji wspólnotowej i wypisu(ów) z tej licencji

Certyfikat kompetencji zawodowych

Aby uzyskać licencje uprawniające do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie krajowego albo międzynarodowego transportu rzeczy albo osób, przynajmniej jedna z osób zarządzających przedsiębiorstwem lub osoba zarządzająca w przedsiębiorstwie transportem drogowymmusi posiadać certyfikat kompetencji zawodowych.

Certyfikat kompetencji zawodowych to dokument potwierdzający posiadanie kwalifikacji i wiedzy niezbędnej do podjęcia i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego. Aby go uzyskać należy zdać egzamin przeprowadzany przez komisję egzaminacyjną działającą przy Instytucie Transportu Samochodowego (ITS). Niektóre osoby będą zwolnione z egzaminu lub jego części. Więcej o tym w linku.

Do wniosku o wydanie licencji należy załączyć kserokopię certyfikatu oraz oświadczenie osoby zarządzającej transportem, że będzie pełnić rolę zarządzającego transportem w sposób rzeczywisty i ciągły w przedsiębiorstwie. Będzie zarządzała operacjami transportowymi tego przedsiębiorstwa i ma rzeczywisty związek z przedsiębiorstwem oraz posiada miejsce zamieszkania na terenie Wspólnoty. Oświadczenie składa się na formularzu (OC).

Potwierdzenie sytuacji finansowej

Do wniosku o udzielenie licencji należy dołączyć dokument potwierdzający posiadanie sytuacji finansowej zapewniającej podjęcie i prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego. Sytuację finansową można potwierdzić składając jeden z poniżej wymienionych dokumentów:

• roczne sprawozdanie finansowe, wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlega takiemu badaniu),oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wystawcę (biegłego rewidenta) lub notarialnie,
• gwarancję bankową,
• ubezpieczenie w tym ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej

Najprostszą i chyba najczęściej wybieraną formą potwierdzenia sytuacji finansowej jest ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej. W przypadku polisy na 9.000 Euro, w przypadku wykorzystywania tylko jednego pojazdu, to koszt niecałych 500 zł rocznie. Taki rodzaju ubezpieczenia oferuje wiele towarzystw ubezpieczeniowych. Należy zwrócić uwagę, że nie jest to polisa OCP, ale ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej. Co istotne, ubezpieczenie może być nie wystarcające w przypadku spółek. W ich przypadku może być konieczne wykazanie sytuacji finansowej sprawozdaniem finansowym.

Baza eksploatacyjna 

Do wniosku o udzielnie licencji należy załączyć oświadczenie o dysponowaniu bazą eksploatacyjną. Chodzi o miejsce wyposażone w odpowiedni sprzęt techniczny i urządzenia techniczne umożliwiające prowadzenie działalności transportowej w sposób zorganizowany i ciągły. W skład bazy musi wchodzić co najmniej jeden z następujących elementów: miejsce postojowe, miejsce załadunku, rozładunku lub łączenia ładunków, miejsce konserwacji lub naprawy pojazdów. W oświadczeniu należy podać adres bazy. GITD może dokonać weryfikacji adresu bazy eksploatacyjnej i sprawdzić, czy wnioskujący o licencje rzeczywiście jest uprawniony do korzystania z niej.

Baza eksploatacyjna nie musi stanowić własności wnioskującego licencję. Może on posiadać prawo dysponowania nią np. na podstawie uowy najmu,dzierżawy lub użyczenia. Musi to być jednak rzeczywista baza spełniająca wymagania wskazane w przepisach i złożonym oświadczeniu. W roku 2022 zmieniły się przepisy dotyczące baz eksploatacyjnych.

Informacja z KRK 

Wnioskując o licencję należy załączyć informację z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności za przestępstwa w dziedzinach określonych w art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia (WE) 1071/2009. Tzw. zaświadczenie z KRK można pobrać w sądzie i trwa do kilka minut. Do wniosku o licencje należy załączyć zaświadczenie zarówno przedsiębiorcy, a w przypadku spółki osób uprawnionych do jej reprezentacji oraz osoby zarządzającej transportem.

Oświadczenie o niekaralności 

Odrębnym od zaświadczenia z KRK jest oświadczenie o niekaralności przedsiębiorcy/wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji według KRS/ osoby zarządzającej transportem. Jest ono składane na druku ON. Zaświadczenie z KRK dotyczy niekaralności za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe. Oświadczenie o niekaralności składane na druku ON dotyczy niekaralności za naruszenia w transporcie prowadzące do utraty dobrej reputacji.

Wykaz pojazdów

Wnioskując o wydanie licencji należy złożyć wykaz pojazdów na druku WPC. Wnioskując o licencję nie trzeba być właścicielem pojazdu, ale posiadać prawo dysponowania pojazdem.  Prawo takie będzie dawała dzierżawa, współwłasność przedsiębiorcy lub własność spółki osobowej, leasing, najem, własność przedsiębiorcy, umowa użyczenia, przewłaszczenie (dysponowanie pojazdem na podstawie umowy kredytowej zawartej z bankiem).

Opłaty

Opłata za udzielenie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego wynosi 1000 zł.

Opłata za udzielenie licencji dotyczącej międzynarodowego zarobkowego przewozu drogowego rzeczy na okres:

• do 5 lat wynosi 4000 zł + 440 zł za każdy wypis z licencji
• powyżej 5 (do 10 lat) wynosi 8000 zł + 880 zł za każdy wypis z licencji

W przypadku ubiegania się o licencję wspólnotową, przedsiębiorca który nie posiadał wcześniej zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, powinien uiścić opłatę za wydanie zarówno zezwolenia, jak i licencji oraz wypisu.

Jeżeli przedsiębiorca ubiega się o licencję na czas do 5 lat wówczas musi dokonać opłaty w łącznej kwocie 5440 zł. Za udzielenie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (1000 zł), opłaty za udzielenie licencji (4000 zł) oraz opłaty za wypis (440 zł).

Sprawdzenie wniosku przez organ

Po złożeniu wniosku Organ sprawdza jego kompletność. Jeżeli wniosek będzie niekompletny lub nie zostaną do niego załączone wszystkie wymaga dokumenty, organ wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wyznaczając na to termin 7 dni. Uzupełnienie braków formalnych spowoduje dalsze rozpoznawanie wniosku. Natomiast nieuzupełnienie wniosku spowoduje jego pozostawienie bez rozpatrzenia.

Czas oczekiwania na licencję

Czas oczekiwania na wydanie licencji przez GITD nie powinien przekroczyć miesiąca, a może być krótszy. Warunkiem jest by złożone dokumenty były kompletne. Jeżeli jakaś kwestia będzie wymagała dodatkowych wyjaśnień lub uzupełnienia braków formalnych termin się wydłuży.