Częste błędy SENT

We wcześniejszych wpisach, zwróciliśmy uwagę na obowiązki SENT, a także kary za ich naruszenie. W tym wpisie wskazujemy na częste błędy SENT, z którymi spotykamy się w naszej praktyce. Materiał ten można potraktować jako element szkolenia z obsługi systemu SENT i tego jak unikać kar. Cały podręcznik SENT z materiałami można nabyć klikając w link SENT – krok po kroku (PDF)

Zmiana numeru licencji, zezwolenia, zaświadczenia

Jednym z częstych błędów w systemie SENT jest brak aktualizacji numeru licencji, zezwolenia lub zaświadczenia o przewozach na potrzeby własne po ich wymianie lub zmianie. Należy regularnie sprawdzać, czy numery tych dokumentów pozostają aktualne, a w przypadku ich zmiany – wpisać nowy numer w zgłoszeniu. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje karą w wysokości 10 000 zł. Jeśli błąd pojawi się w wielu zgłoszeniach, każdemu z nich może zostać przypisana osobna kara, co prowadzi do znacznych kosztów. Warto pamiętać, że organy KAS mają możliwość weryfikacji poprawności zgłoszeń nawet po zakończeniu przewozu, co oznacza, że kara może zostać nałożona również wtedy, gdy nie przeprowadzono kontroli drogowej.

Numer blankietu zamiast numer licencji

Innym często popełnianym błędem jest wpisanie numeru blankietu licencji zamiast numeru licencji transportowej. Należy zwrócić uwagę na to rozróżnienie. Za taki błąd grozi kara 10 000 zł.

Błąd w numerze rejestracyjnym pojazdu

Kolejnym częstym błędem w zgłoszeniach SENT jest błąd w numerze rejestracyjnym pojazdu/pojazdów. Często jest to literówka (pomylenie kolejności liter lub cyfr). Błąd może wynikać również ze zmiany numerów rejestracyjnych pojazdu (np. na skutek wykupienia z leasingu).

Częstym błędem jest wpisanie niewłaściwej „pary pojazdów” przypisanych do konkretnego kierowcy. Przykładowo, kierowca jeździ jednym zespołem (ciągnik + naczepa), ale na skutek np. awarii naczepy do ciągnika podpięta została inna naczepa. A spedytor dokonujący zgłoszenia o tym nie wiedział i wpisał w zgłoszeniu „parę” pojazdów na stałe przypisaną do kierowcy. Za taki błąd grozi kara 10 000 zł.

Błąd w numerze dokumentu przewozowego

Przy uzupełnianiu zgłoszenia SENT ważne jest również, aby prawidłowo wskazać rodzaj dokumentu przewozowego oraz jego numer. Popełnienie nawet z pozoru nieznacznej „literówki” w numerze dokumentu przewozowego może zakończyć się nałożeniem na przewoźnika kary pieniężnej w wysokości 10 000 zł.­

Zapisywanie danych GPS bez ich wysyłania do PUESC

Kolejnym częstym błędem w systemie SENT, który może skutkować nałożeniem kary, jest brak przesyłania aktualnych danych geolokalizacyjnych (GPS) środka transportu objętego zgłoszeniem. W przypadku korzystania z zewnętrznych systemów lokalizacji (ZSL) często dochodzi do sytuacji, w której kierowca lub przewoźnik aktywuje system GPS (zapisywanie danych), ale nie zaznacza opcji przesyłania ich do SENT. Może to wynikać np. z pominięcia odpowiedniego ustawienia w programie (zaznaczenia właściwego okienka lub przesunięcia tzw. suwaka). Przyczyną może być również nie zgłoszenia takiej potrzeby operatorowi usługi GPS. W efekcie, mimo że trasa pojazdu została zarejestrowana, dane geolokalizacyjne nie trafiają do systemu w czasie rzeczywistym. W takiej sytuacji przewoźnikowi grozi kara w wysokości 10 000 zł, a kierowcy – od 5 000 zł do 7 500 zł. Więcej informacji na temat konsekwencji i sytuacji, w których kierowca może odmówić przyjęcia mandatu, można znaleźć we wpisie SENT-mandat.

Włączenie GPS po rozpoczęciu przejazdu, a nie przed rozpoczęciem – częste błędy SENT

Jednym z częstych błędów SENT, które obciążają zarówno przewoźnika, jak i kierowcę, są nieprawidłowości związane z GPS. Do najczęstszych należy opóźnione włączenie lokalizatora – już po rozpoczęciu przewozu zamiast przed jego rozpoczęciem. Często zdarza się, że kierowca aktywuje GPS dopiero po opuszczeniu miejsca załadunku, np. bazy paliwowej. Jeśli w takim przypadku kontrola nastąpi w pobliżu, naruszenie zostaje od razu wykryte. Podobnie wygląda sytuacja, gdy lokalizator zostaje uruchomiony dopiero kilka kilometrów po przekroczeniu granicy. Może to wynikać z problemów z zasięgiem internetu lub błędnego przełączania się urządzenia między sieciami.

Przepisy jasno określają obowiązek włączenia GPS:

• przed rozpoczęciem przewozu – jeśli transport odbywa się na terytorium kraju, a w przypadku wielu miejsc załadunku – od momentu rozpoczęcia przewozu z pierwszego miejsca załadunku.
• z chwilą rozpoczęcia przewozu na terytorium Polski – jeśli przewóz zaczyna się w innym kraju Unii Europejskiej lub poza UE.

Podobnie jak powyżej, nieprawidłowości w tym zakresie mogą zakończyć się nałożeniem kar: w wysokości 10 000 zł na przewoźnika oraz od 5 000 zł do 7 500 zł na kierowcę.

Przeoczenie wezwania do kontroli

Bardzo częstym błędem przewoźników, skutkującym nałożeniem kary w stałej wysokości 20 000 zł jest przeoczenie wezwania do kontroli (tzw. dyrektywy kontroli). Wezwanie jest wysyłane w systemie SENT wraz z numerem referencyjnym albo potwierdzeniem aktualizacji danych. Dlatego należy zwrócić uwagę, żeby go nie przeoczyć. Częstą sytuacją jest, że przewoźnik po dokonaniu zgłoszenia lub jego aktualizacji sprawdza jedynie skrzynkę mailową, a nie loguje się na platformie PUESC. Natomiast mail z dyrektywą kontroli potrafi „wpaść” do SPAM-u i zostać przeoczony. Dlatego po dokonaniu zgłoszenia lub jego aktualizacji należy sprawdzić na platformie PUESC, czy nie została nałożona dyrektywa kontroli. W dalszej części opracowania wskazujemy, jak wygląda wezwanie do kontroli.

Zmiana miejsca wjazdu lub wyjazdu z kraju

Niejednokrotnie w czasie wykonywania przewozów dochodzi do zmiany pierwotnie zaplanowanego miejsca wjazdu lub wyjazdu z kraju. Może to nastąpić np. z uwagi na dynamiczną sytuację na drogach, kolejki na granicach czy też inne, losowe przyczyny. Zawsze jednak konieczne jest odnotowanie takiego faktu w zgłoszeniu SENT poprzez jego stosowną aktualizację. Należy jej dokonać jeszcze przed przekroczeniem granicy. W odmiennym przypadku przewoźnik naraża się na karę pieniężną w wysokości 10 000 zł. Równie ważne jest uprzedzenie kierowców, aby samowolnie nie korygowali trasy zaplanowanego przejazdu. Każdą zmianę miejsca przekroczenia polskiej granicy kierowcy powinni zgłaszać przewoźnikowi – i to jeszcze przed pojawieniem się na przejściu granicznym. Warto również wprowadzić procedury, dzięki którym kierowcy zawsze będą wyraźnie informowani, z jakich przejść granicznych mają obowiązek korzystać.

Zmiana terminu wjazdu lub wyjazdu z kraju bądź rozpoczęcia lub zakończenia przewozu na terytorium kraju

Podobnie, w toku wykonywania przewozu może dojść do zmiany daty rozpoczęcia lub zakończenia przewozu na terytorium kraju, w tym – zmiany daty przekroczenia polskiej granicy. Sytuacje takie często mają miejsce, zwłaszcza w przypadku pokonywania przez środek transportu dużych odległości. Za każdym razem jednak konieczne jest dokonanie aktualizacji zgłoszenia SENT w tym zakresie – w przeciwnym wypadku przejechanie granicy nawet kilka minut przed lub po północy, w dniu innym niż pierwotnie zaplanowany, może prowadzić do nałożenia na przewoźnika kary w wysokości 10 000 zł. Z tego względu ważne jest również pilnowanie kierowców, aby przy realizacji przewozów uważali na terminy ujęte w zgłoszeniu SENT, a w razie braku możliwości ich dochowania – zawiadamiali o tym fakcie przewoźnika, tak aby możliwa była aktualizacja danych zawartych w zgłoszeniu.

Wskazanie przewoźnika umownego zamiast faktycznego

Duże wątpliwości w praktyce może wzbudzać sytuacja, w której jeden przewoźnik (tzw. przewoźnik umowny) zleca faktyczne wykonanie przewozu innemu podmiotowi (przewoźnikowi faktycznemu). Z reguły organy KAS uznają wówczas, że to ten podmiot, który faktycznie wykonuje przewóz, obowiązany jest do wypełniania obowiązków wynikających z ustawy SENT – i to jego dane powinny zostać uzupełnione w zgłoszeniu SENT. Niekiedy podmioty wskazują dane przewoźnika umownego, co może prowadzić do nałożenia kar pieniężnych na przewoźnika faktycznego – jako niezgłoszonego jako przewoźnik.

Utarta ważności numeru referencyjnego

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy SENT, numer referencyjny nadany zgłoszeniu jest ważny przez 10 dni od dnia jego nadania. Po 10 dniach numer ten automatycznie wygasa i podmiot odbierający (w przypadku sprzedaży w kraju) nie będzie mógł potwierdzić odbioru towaru. W przypadku wygaśnięcia numeru referencyjnego konieczne jest ponowne dokonanie zgłoszenia – i to w ten sposób, aby nie dopuścić do wykonywania choćby części przewozu bez ważnego zgłoszenia SENT. Brak ważnego zgłoszenia prowadzić może do nałożenia kary pieniężnej nie tylko na podmiot wysyłający bądź odbierający, lecz także na przewoźnika. Ważność zgłoszenia SENT można sprawdzić za pomocą formularza SENT406 na stronie PUESC.

Rozpoczęcie przewozu bez zgłoszenia SENT

Jednym z najpoważniejszych naruszeń zagrożonych wysoką kara pieniężną jest rozpoczęcie przewozu bez zgłoszenia. Może się ono zdarzyć np. w sytuacji gdy kierowca rozpocznie jazdę lub przekroczy granicę przed dokonaniem zgłoszenia SENT. Przykładem niech będzie firma, która sprowadzała towary z Niemiec i ich przywiezienie zleciła zewnętrznemu przewoźnikowi. W takiej sytuacji to firma sprowadzająca towary powinna dokonać zgłoszenia jako podmiot odbierający. Kierowca po załadowaniu towaru w Niemczech rozpoczął jazdę, nie informując jednak o tym ani przewoźnika, ani podmiotu odbierającego (polskiej firmy). W związku z tym firma nie dokonała zgłoszenia SENT, bowiem planowała tego dokonać po załadowaniu towaru, przed przekroczeniem granicy Polski – tym bardziej, że przewoźnik był wcześniej poinformowany, że będzie przewożony towar podlegający SENT. Kierowca po wjechaniu do Polski został skontrolowany i stwierdzono przewóz SENT bez zgłoszenia. W takiej sytuacji wobec polskiej firmy będącej podmiotem odbierającym wszczęto postępowanie i nałożono karę w wysokości 46% wartości brutto towaru przewożonego podlegającego obowiązkowi zgłoszenia, a zatem karę ponad 80 000 zł. Karę nałożono również na przewoźnika za nieuzupełnienie zgłoszenia oraz brak monitorowania GPS.