Zwolnienie z SENT przewozu odzieży z fakturą

Przepisy dotyczące objęcia monitorowaniem SENT odzieży i obuwia przewidują zwolnienia z obowiązku monitorowania. Zakres zwolnień z SENT przewozu odzieży i obuwia rozszerza się i obecnie (12 luty 2026) procedowane są kolejne zwolnienia. Jednym ze zwolnień, przewidzianych w pierwotnej wersji rozporządzenia, jest zwolnienie przewozów rozpoczynających się w Polsce (art. 5 SENT), którym towarzyszy faktura. Należy podkreślić, że zwolnienie dotyczy tylko przewozów rozpoczynających się w Polsce, po spełnieniu warunku towarzyszenia faktury. Nie dotyczy np. przewozów do Polski z Państw UE.

W związku z wejściem w życie KSeF złożyliśmy w Ministerstwie Finansów wniosek o rozważenie możliwości zmiany rozporządzenia dot. monitorowania SENT odzieży i obuwia i dostosowania go do przepisów KSeF.

Kod QR zamiast faktury – zwolnienie z SENT

Na stronie PUESC, w sekcji z wyjaśnieniami pojawiła się następująca odpowiedź na pytanie:

12.22. Czy zamiast faktury fizycznej (papierowej) można udostępnić kontrolującemu fakturę w formie numeru KSeF lub kodu QR KSeF?

Tak. Posiadanie w trakcie przewozu odzieży lub obuwia numeru KSeF (unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur) albo zbiorczego identyfikatora (numer agregujący, nadawany dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez danego sprzedawcę) albo kodu weryfikującego QR KSeF, do faktury dokumentującej dostawę, wewnątrzwspólnotową dostawę albo eksport towarów jest wystarczające do uznania, że przewozowi tych towarów towarzyszy faktura (w postaci elektronicznej w formacie umożliwiającym zapoznanie się z jej treścią).

Edit: 7 stycznia 2026, źródło PUESC, ID: 763605841

Wniosek do MF

W związku z planowanym na dzień 17 marca 2026 r. wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 10 września 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi (Dz. U. poz. 1244), na mocy którego systemem SENT objęte zostaną przewozy odzieży i obuwia, zwracam się z uprzejmą prośbą o rozważenie zmiany rozporządzenia w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem SENT w zakresie dotyczącym zwolnienia przewozów rozpoczynających się w Polsce pod warunkiem towarzyszenia przewozowi faktury poprzez zastąpienie wymogu zwalniającego z monitorowania w postaci „towarzyszenia faktury” wymogiem wystawienia faktury i przesłania jej do KSeF oraz otrzymania przez nią unikalnego numeru identyfikacyjnego.

Wniosek w powyższym zakresie wynika z wejścia w życie KSeF i odejścia od faktur w formie papierowej (a także w formacie PDF) na rzecz faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML), jak również ze specyfiki operacji transportowych związanych z przewozem odzieży i obuwia oraz praktycznych trudności związanych ze spełnieniem wymogu fizycznego towarzyszenia faktury w przypadku złożonych operacji transportowych dotyczących wysyłki większej ilości towarów.

Rozważenie zgłoszonego postulatu i jego uwzględnienie stanowiłoby znaczące ułatwienie dla branży odzieżowej oraz obsługujących ją operatorów logistycznych i przewoźników, bez uszczerbku dla celu wprowadzenia nowej regulacji. Zmiana stanowiłaby de facto aktualizację i dostosowanie rozporządzenia SENT do przepisów KSeF, które zaczęły obowiązywać od 1 lutego 2026 r., co zostało zapowiedziane w uzasadnieniu projektu rozporządzenia (MF 947) – „Ponadto od 1 lutego 2026 r., po wprowadzeniu zmian ustawowych (projekt nr UD158) w zakresie KSeF, mają funkcjonować nowe rodzaje faktur: faktury wystawiane w trybie „offline 24” i trybie „offline”.  W związku z tym wymagana będzie odpowiednia zmiana projektowanych przepisów w tym zakresie.”

Obecnie § 2 ust. 10 pkt 1 lit. b rozporządzenia MF w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem SENT stanowi, że „Przepisu § 1 pkt 10 nie stosuje się do towarów, których przewóz jest realizowany na podstawie art. 5 ustawy o systemie monitorowania, z wyjątkiem przewozu towarów, któremu nie towarzyszy faktura w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, 894, 896 i 1203) dokumentująca dostawę towarów, wewnątrzwspólnotową dostawę towarów albo eksport towarów w rozumieniu tej ustawy, przy czym w przypadku faktury w postaci elektronicznej w formacie umożliwiającym zapoznanie się z jej treścią.”

Operacje transportowe związane z przewozem odzieży i obuwia znacząco różnią się od przewozów innych towarów objętych obecnie regulacją SENT. Towary te rzadko są transportowane od jednego sprzedawcy do jednego odbiorcy na całej trasie wyłącznie jednym środkiem transportu. Najczęściej przewozi się je na wielu paletach lub w licznych kartonach (małych paczkach, które nie stanowią jednak przesyłek pocztowych). Nierzadko jednym środkiem transportu przewożony jest towar pochodzący od wielu sprzedawców i przeznaczony dla wielu odbiorców. Często, zanim trafi on od sprzedawcy do odbiorcy, jest przeładowywany w tzw. centrach logistycznych, a przewóz realizują kolejni przewoźnicy. Całym procesem logistycznym zarządza przy tym operator logistyczny, który nie jest ani sprzedawcą, ani odbiorcą, ani przewoźnikiem. W takich przypadkach realizacja obowiązków w zakresie zgłoszeń SENT oznaczałaby konieczność codziennego dokonywania setek, a nawet tysięcy zgłoszeń oraz ich bieżącej aktualizacji. W efekcie obowiązki te byłyby nadmiernie czasochłonne i w praktyce mogłyby okazać się niewykonalne.

Z powyższej perspektywy, rozwiązanie polegające na zwolnieniu z SENT przewozów rozpoczynających się w Polsce (art. 5 SENT) jest bardzo pożądanym. Jednak problemem okazuje się kwestia „towarzyszenia faktury”, bowiem spełnienie tego warunku wymagałoby albo przekazywania faktury kierowcy (chociażby w wersji elektronicznej), albo załączania jej do przesyłki. W obydwóch przypadkach będzie się to wiązało z problemami organizacyjnymi, bowiem przekazywanie faktury kolejnym przewoźnikom (kierowcom) wiązałoby się z ryzykiem ujawnienia tajemnicy handlowej  (taką zawierają faktury) oraz potencjalnym przetwarzaniem tych danych przez podmioty trzecie (przewoźników, kierowców). Jednocześnie zakrywanie danych na fakturze generowałoby dodatkową pracę, której wykonanie w przypadku setek lub tysięcy operacji dziennie byłoby znaczącym obciążeniem. Dołączanie faktury do przesyłki również stanowi trudność, bowiem czynności te musieliby wykonywać operatorzy logistyczni na rzecz sprzedawców i wymagałoby to dostosowania procedur. Rozwiązanie to jest w praktyce trudne do wykonania. Tym samym zarówno w przypadku faktur w formie papierowej, jak i elektronicznej, konieczność zapewnienia ich „towarzyszenia” przewożonemu towarowi wywoła liczne trudności organizacyjne, w wielu przypadkach niemożliwe do przezwyciężenia w praktyce obrotu gospodarczego – zwłaszcza w przypadku złożonych, wieloetapowych operacji transportowych, w ramach których towary przechodzą niejednokrotnie przez kilka centrów logistycznych, są przewożone przez różnych przewoźników, a także podlegają procesom konsolidacji i dekonsolidacji. Niejednokrotnie procesy te są na tyle złożone, dynamiczne i niemożliwe do uprzedniego zaplanowania, że skuteczne zapewnienie „towarzyszenia” faktury przewożonym towarom jest zadaniem znacznie trudniejszym, niż to się może wydawać.

Z powyższych względów pożądanym rozwiązaniem byłoby zastąpienie wymogu zwalniającego z monitorowania w postaci „towarzyszenia faktury” wymogiem wystawienia faktury i przesłania jej do KSeF oraz otrzymania nadanego jej unikalnego numeru identyfikacyjnego.

W takiej sytuacji podmiot wysyłający (sprzedawca), aby skorzystać ze zwolnienia z monitorowania SENT, musiałby przed rozpoczęciem przewozu wystawić fakturę VAT dokumentującą sprzedaż (dostawę, WDT lub eksport), wysłać ją do KSeF i otrzymać dla niej unikalny numer identyfikacyjny. Natomiast w przypadku kontroli transportu, kontrolujący mógłby sprawdzić w KSeF, czy na przewożony towar została wystawiona faktura. Systemy SENT oraz KSeF stałyby się dzięki temu rozwiązaniami komplementarnymi, wzajemnie dopełniającymi się w zakresie monitorowania prawidłowości obrotu odzieżą i obuwiem.

Proponowane rozwiązanie byłoby spójne z istotą KSeF i odejściem od faktur w formie papierowej (a także w formacie PDF) na rzecz faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML). Zarazem rozwiązanie to zapewniłoby pełną transparentność obrotu gospodarczego, a także pewność prawną realizowanych przewozów. Podmioty wysyłające w obecnym stanie prawnym mogą bowiem ponosić odpowiedzialność za przypadkowe zagubienie czy też pomylenie przez przewoźnika lub kierowcę faktury mającej towarzyszyć przewożonemu towarowi – natomiast powiązanie mechanizmu zwolnienia z obowiązku monitorowania z Krajowym Systemem e-Faktur zapewniłoby również samym sprzedawcom możliwość zabezpieczenia się przed podobnymi, niezależnymi od nich sytuacjami.

Z powyższych względów wnosimy o rozważenie proponowanych zmian, które idą w ślad za zapowiedzią zawartą w uzasadnieniu projektu. Jednocześnie proszę o rozważenie wprowadzenia zmian jeszcze przed 17 marca 2026 r.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że w związku z wejściem w życie KSeF oraz koniecznością dostosowania się do nowych wymogów, niemal równoległe objęcie odzieży i obuwia systemem SENT będzie wymagało od przedsiębiorców daleko idących zmian organizacyjnych oraz znaczących zmian w infrastrukturze informatycznej. Dla wielu przedsiębiorstw będzie oznaczało konieczność wdrożenia i dostosowania rozwiązań IT służących obsłudze zgłoszeń SENT (w szczególności systemów WMS/TMS oraz ERP, a także odpowiedniej modyfikacji interfejsów integrujących te systemy). Stanowi to istotne wyzwanie organizacyjne i technologiczne dla branży odzieżowej, a także dla obsługujących ją operatorów logistycznych i przewoźników.

Z tego względu zasadne wydaje się rozważenie wprowadzenia tzw. okresu przejściowego, w którym podmioty nie podlegałyby administracyjnym karom pieniężnym za niewykonanie obowiązków wynikających z regulacji SENT. Analogiczne rozwiązanie zaproponowano m.in. w odniesieniu do regulacji SENT dotyczącej betonu (projekt UD109), a mechanizm okresów przejściowych był już wcześniej stosowany przy wprowadzaniu nowych obowiązków w ramach systemu SENT.

Mam świadomość, że regulacja dotycząca tzw. SENT beton wprowadzana jest ustawą, natomiast objęcie odzieży i obuwia systemem SENT następuje w drodze rozporządzenia, a kwestie nakładania kar co do zasady powinny być uregulowane ustawowo (zasada wyłączności ustawy w zakresie ustanawiania sankcji o charakterze represyjnym). Należy jednak odróżnić wprowadzanie nowych podstaw odpowiedzialności administracyjnej – które wymaga regulacji ustawowej – od czasowego ograniczenia stosowania sankcji lub ukształtowania praktyki ich stosowania w sposób korzystny dla adresatów norm. W tym zakresie możliwe by było chociażby posłużenie się instrumentem, jaki oferuje art. 7b ust. 2 ustawy SENT – i czasowe (w okresie przejściowym) wyłączenie niektórych obowiązków w odniesieniu do uzupełniania i aktualizacji zgłoszeń.

Wydaje się zatem, że o ile akt podustawowy nie może wprowadzać nowych, bardziej dolegliwych rozwiązań w zakresie odpowiedzialności administracyjnej, o tyle dopuszczalne jest ustanowienie w drodze rozporządzenia rozwiązań łagodzących, takich jak czasowe odstąpienie od sankcjonowania naruszeń w okresie wdrażania nowych obowiązków. Tego rodzaju rozwiązanie pozostawałoby w zgodzie z zasadą proporcjonalności oraz zasadą ochrony zaufania do państwa, a jednocześnie umożliwiłoby osiągnięcie celów regulacyjnych w sposób bardziej zrównoważony i przewidywalny dla rynku.

Autorzy stanowiska:
adwokat dr Dawid Korczyński
prawnik Kacper Depta
PrawnicyTransportu.pl – profil kancelarii w Google.