Masz skrzynkę do e-Doręczeń? Urząd może na nią skutecznie doręczać pisma i decyzje

Masz skrzynkę do e-Doręczeń? Urząd może na nią skutecznie doręczać pisma i decyzje – nawet jeśli nigdy nie wnosiłeś o taki sposób doręczeń.

Dlatego regularnie sprawdzaj swoją skrzynkę do e-DORĘCZEŃ.

W ciągu ostatniego tygodnia zgłosiły się do nas dwie firmy transportowe, do których w trybie e-Doręczeń trafiły decyzje administracyjne. Jedna dotyczyła cofnięcia uprawnień przewozowych, druga – rozstrzygnięcia w sprawie SENT. W obu przypadkach przedsiębiorcy dowiedzieli się o sprawie za późno, bo nikt nie zaglądał do skrzynki do e-DORĘCZEŃ.

Na czym polegał problem

Wielu przewoźników założyło adres do doręczeń elektronicznych (tzw. skrzynkę do e-Doręczeń) „przy okazji” – bo trzeba było załatwić jakąś jedną konkretną sprawę, bo księgowa poradziła, bo wymagał tego jakiś urząd. I na tym poprzestano.

Wiem, że mam skrzynkę do e-Doręczeń, ale z niej nie korzystam.

Tymczasem skutek jest znacznie poważniejszy, niż się wydaje:

Sam wpis adresu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) jest traktowany jak pozwolenie na to, aby organy doręczały Państwu korespondencję elektronicznie. Nie trzeba składać żadnego dodatkowego oświadczenia. Nie trzeba podawać tego adresu w konkretnym postępowaniu. Nie ma znaczenia, że skrzynkę zakładali Państwo „do czegoś innego”.

Od tego momentu doręczenie elektroniczne stają się dla organu zasadą, a nie opcją – art. 39 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego nakazuje doręczać pisma na adres do doręczeń elektronicznych, a art. 39¹ pkt 1 KPA precyzuje, że chodzi o adres wpisany do BAE. Organ sięgnie po ten adres z urzędu, sprawdzając bazę – niezależnie od tego, czy Państwo mu go wskazali.

Organ sam sobie ustali adres do e-DORĘCZEŃ

Organ sam ustali sobie Państwa adres do e-DORĘCZEŃ. W przypadku np. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą adres taki „z automatu” wpisywany jest do CEIDG (tzw. ewidencji działalności gospodarczej) – można to sprawdzić wpisują swój NIP – sprawdź.

Dlaczego to jest groźne: fikcja doręczenia po 14 dniach

Jeżeli korespondencja od organu wpłynie na Państwa skrzynkę i nie zostanie odebrana w ciągu 14 dni, system automatycznie wystawia dowód otrzymania, a pismo uznaje się za doręczone w dniu następującym po upływie tych 14 dni (art. 41 ust. 1 pkt 3 w zw. z art. 42 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych).

To działa dokładnie jak nieodebrane awizo – z tą różnicą, że nie ma listonosza, nie ma żółtej karteczki w skrzynce i nie ma nikogo, kto zapuka do drzwi.

Od tej „fikcyjnej” daty biegną wszystkie terminy. W praktyce oznacza to, że przy 14-dniowym terminie na odwołanie decyzja może stać się ostateczna, zanim w ogóle dowiedzą się Państwo o jej istnieniu. Dotyczy to również:

• zawiadomienia o wszczęciu postępowania (np. w sprawie cofnięcia licencji lub zezwolenia),
• wezwania do przedłożenia dokumentów czy wyjaśnień — z rygorem negatywnych skutków,
• decyzji o cofnięciu uprawnień przewozowych,
• decyzji i postanowień w sprawach kar pieniężnych, w tym SENT,
• wezwań w postępowaniach ITD, KAS, GITD i urzędów skarbowych.

Stracony termin do odwołania to nie formalność. To często różnica między sprawą do wygrania a firmą bez licencji.

Powiadomienia na maila, ale w skrzynce SPAM lub byłego pracownika

Przecież powinienem dostawać powiadomienia na e-mail.

Owszem – przy zakładaniu skrzynki podaje się adres e-mail, na który mają przychodzić powiadomienia o nowej korespondencji. Problem w tym, że to nie jest mechanizm, na którym można polegać.

Regularnie spotykamy się z sytuacjami, w których:

• filtry antyspamowe kwalifikują powiadomienia z systemu e-Doręczeń jako spam i przenoszą je do folderu, do którego nikt nie zagląda,
• powiadomienia trafiają na skrzynkę osoby, która już nie pracuje w firmie, albo na adres zakładany wyłącznie do rejestracji,
• e-mail podał kiedyś księgowy, informatyk albo pracownik biura – i nikt tego później nie zaktualizował.

Brak powiadomienia na e-mail nie ma znaczenia

Co najgorsze: brak powiadomienia w żaden sposób nie wstrzymuje biegu terminów. Fikcja doręczenia zadziała tak samo.

Co radzimy zrobić – konkretnie

• Wchodźcie Państwo na skrzynkę e-Doręczeń co najmniej raz na 7–10 dni. Nie raz w miesiącu, nie „jak coś przyjdzie na maila”. Przy 14-dniowym terminie fikcji doręczenia cotygodniowa kontrola to jedyny bezpieczny margines.
• Wyznaczcie konkretną osobę odpowiedzialną za sprawdzanie skrzynki – z zastępstwem na czas urlopu i choroby. Rozproszona odpowiedzialność oznacza brak odpowiedzialności.
• Sprawdźcie, jaki adres e-mail jest przypisany do powiadomień i czy ta osoba nadal pracuje w firmie. Zweryfikujcie też folder SPAM i dodajcie nadawcę do zaufanych.
• Sprawdźcie, kto ma dostęp do skrzynki i czy uprawnienia są aktualne – także po zmianach kadrowych czy zmianie zarządu.
• Nie usuwajcie i nie archiwizujcie pism bez odnotowania daty odbioru. Data doręczenia decyduje o biegu terminu i jest kluczowa dla oceny, czy sprawa jest jeszcze do uratowania.
• Jeśli w skrzynce jest cokolwiek z ITD, GITD, KAS, urzędu skarbowego lub starostwa – reagujcie od razu, nie „po weekendzie”.
• W miarę możliwości poproście informatyka o odpowiednie ustawienie filtrów antyspamowych, żeby korespondencja urzędowa (z tzw. domen gov.pl) nie trafiała do spamu.