Zwolnienie z SENT przewozu odzieży z fakturą

Przepisy dotyczące objęcia monitorowaniem SENT odzieży i obuwia przewidują kilka zwolnień z obowiązku monitorowania SENT. Jednym z nich jest zwolnienie przewozów rozpoczynających się w Polsce, którym towarzyszy faktura VAT. Zwolnienie to nie obejmuje jednak wszystkich przewozów i wymaga spełnienia ściśle określonych warunków. Poniżej wyjaśniamy, kiedy faktura zwalnia z SENT, a kiedy – mimo jej posiadania – zgłoszenie pozostaje obowiązkowe. Wyłączenie z SENT z uwagi na fakturę nie dotyczy np. przewozów do Polski z Państw UE.

Które przewozy są objęte zwolnieniem z SENT z uwagi na fakturę?

Kluczowa zasada jest prosta: zwolnienie dotyczy wyłącznie przewozów rozpoczynających się w Polsce – czyli tych, które reguluje art. 5 ustawy SENT. Chodzi o trzy rodzaje przewozów:

• przewóz krajowy – towar jedzie z punktu A do punktu B w Polsce (dostawa towarów w rozumieniu VAT),
• przewóz do innego kraju UE – towar jedzie z Polski do kontrahenta np. w Czechach lub na Węgrzech (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów),
• eksport – towar jedzie z Polski do państwa spoza Unii Europejskiej (np. na Ukrainę).

We wszystkich tych przypadkach, jeśli przewozowi towarzyszy prawidłowa faktura VAT dokumentująca dostawę, WDT lub eksport, obowiązek zgłoszenia do SENT nie powstaje.

Przykład: Hurtownia w Łodzi wysyła odzież do sklepu w Krakowie. Przewozowi towarzyszy faktura VAT. Zgłoszenie SENT nie jest wymagane.

Przykład: Producent odzieży z Poznania wysyła towar do odbiorcy w Bratysławie. Przewozowi towarzyszy faktura WDT. Zgłoszenie SENT nie jest wymagane.

Kiedy faktura NIE zwalnia z SENT?

Bardzo ważna informacja to taka że, faktura VAT nie daje zwolnienia w następujących przypadkach:

1. Przewóz z zagranicy do Polski

Jeśli towar jedzie np. z Włoch, Niemiec lub innego kraju UE do Polski – przewóz zaczyna się za granicą i kończy w Polsce, to faktura VAT nie zwalnia z monitorowania. Przewozy rozpoczynające się zagranicą i kończące się w Polsce reguluje art. 6 ustawy SENT, a zwolnienie z uwagi na fakturę ma zastosowanie wyłącznie do przewozów rozpoczynających się w Polsce, których dotyczy art. 5 SENT. Faktura VAT nie zwalnia z obowiązku monitorowania SENT przewozów kończących się w Polsce, które rozpoczynają się zagranicą.

2. Przewóz tranzytowy

Przewozy tranzytowe, tzn. te które zarówno rozpoczynają się, jak i kończą poza Polską, a jedynie przejeżdżają przez nasz kraj również nie korzystają ze zwolnienia z uwagi na fakturę.

3. Procedura celna 4200

Nawet jeśli przewóz zaczyna się w Polsce, faktura nie zwolni z SENT, gdy mamy do czynienia z towarami pochodzącymi z państwa trzeciego (spoza UE), które po dopuszczeniu do swobodnego obrotu w Polsce są przemieszczane do innego kraju UE. Takie przewozy – objęte procedurą celną 4200 – podlegają monitorowaniu SENT.

4. Przewozy na targowiska, jarmarki itd.

Bardziej złożona jest kwestia tego, czy przewozy na targowiska z domu lub magazynu podlegają monitorowaniu. Temat ten wzbudza duże zainteresowanie z uwagi na skalę osób zajmujących się tego rodzaju sprzedażą oraz ilością zgłoszeń , których przewozy takie by wymagały. Zagadnienie to szczegółowo zostało opisane w odrębnym artykule: Przewozy odzieży i obuwia na targowiska a SENT

Jaką fakturę należy posiadać podczas przewozu?

Nie każdy dokument wystarczy do zwolnienia. Przepisy precyzują, że musi to być faktura VAT w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, dokumentująca:

• dostawę towarów,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, albo
• eksport towarów.

Faktura może mieć formę elektroniczną – ważne, aby była w formacie umożliwiającym zapoznanie się z jej treścią. Jeśli faktura nie jest możliwa do zwizualizowania, przewóz podlega obowiązkowi monitorowania.

Co istotne, nie wystarczy:

• rachunek,
• dokument WZ,
• inny dowód sprzedaży niebędący fakturą VAT.

Faktura a KSeF — co zmienia się od 1 kwietnia 2026 r.?

Od 1 kwietnia 2026 r. co do zasady wszystkie faktury B2B muszą być wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ma to bezpośrednie przełożenie na zwolnienie z SENT.

Faktura musi mieć numer KSeF lub kod QR. Dokument przygotowany w systemie księgowym podatnika otrzymuje walor faktury dopiero po przesłaniu go do KSeF i otrzymaniu unikalnego numeru identyfikacyjnego. Wizualizacja dokumentu (np. plik PDF) bez numeru KSeF – nawet jeśli wygląda jak faktura – nie spełnia warunku zwalniającego z SENT po 1 kwietnia 2026 r. W tym zakresie należy zwrócić uwagę na faktury w trybie offline. Kwestia ta jednak musi być szczegółowo wyjaśniona. Bowiem faktura nie spełniająca wymagań KSeF zostanie uznana za niedającą podstawy do zwolnienia z monitorowania SENT.

Czy numer KSeF lub kod QR wystarczy podczas kontroli?

Na stronie PUESC (administracja celno-skarbowa) pojawiło się oficjalne wyjaśnienie: posiadanie w trakcie przewozu:

• numeru KSeF (unikalny numer identyfikujący fakturę),
• zbiorczego identyfikatora KSeF (numer agregujący co najmniej dwie faktury), albo
• kodu weryfikującego QR KSeF

jest wystarczające do uznania, że przewozowi towarzyszy faktura w postaci elektronicznej.

Należy jednak zwrócić uwagę, że przepis rozporządzenia dosłownie wymaga faktury „w formacie umożliwiającym zapoznanie się z jej treścią”. Dlatego, mimo stanowiska prezentowanego przez KAS, w indywidualnych przypadkach kontrolujący mogą wymagać okazania samej faktury, a nie tylko numeru KSeF lub kodu QR. W tym zakresie występuje pewna niespójność pomiędzy rozporządzeniem SENT, a przepisami dot. faktur KSeF, bowiem „papierowe” faktury w zasadzie po 1 kwietnia 2026 r. przestają istnieć, a to co się otrzymuje to „odwzorowanie” faktury wystawionej w sposób w pełni cyfrowy w KSeF. W związku z tą niejasnością złożyliśmy do Ministerstwa Finansów wniosek o zmianę rozporządzenia – tak aby warunek zwalniający z SENT polegał wprost na wystawieniu faktury w KSeF i otrzymaniu numeru KSeF, bez konieczności fizycznego „towarzyszenia” dokumentu towarowi. Rozwiązanie takie byłoby spójne z istotą KSeF i wyeliminowałoby szereg problemów praktycznych, zwłaszcza przy złożonych operacjach logistycznych.

Kod QR zamiast faktury – zwolnienie z SENT

Na stronie PUESC, w sekcji z wyjaśnieniami pojawiła się następująca odpowiedź na pytanie:

12.22. Czy zamiast faktury fizycznej (papierowej) można udostępnić kontrolującemu fakturę w formie numeru KSeF lub kodu QR KSeF?

Tak. Posiadanie w trakcie przewozu odzieży lub obuwia numeru KSeF (unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur) albo zbiorczego identyfikatora (numer agregujący, nadawany dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez danego sprzedawcę) albo kodu weryfikującego QR KSeF, do faktury dokumentującej dostawę, wewnątrzwspólnotową dostawę albo eksport towarów jest wystarczające do uznania, że przewozowi tych towarów towarzyszy faktura (w postaci elektronicznej w formacie umożliwiającym zapoznanie się z jej treścią).

Edit: 7 stycznia 2026, źródło PUESC, ID: 763605841

Kara za brak faktury podczas przewozu

Jeśli w trakcie kontroli okaże się, że przewozowi nie towarzyszy właściwa faktura (brak kodu QR lub numeru faktury w KSeF), na podmiot zobowiązany do dokonania zgłoszenia zostanie nałożona kara pieniężna w wysokości 46% wartości brutto przewożonego towaru, nie mniej niż 20 000 zł.

Podsumowanie — kiedy faktura VAT zwalnia z SENT?

Rodzaj przewozu	Faktura zwalnia z SENT?
Z Polski do Polski (dostawa krajowa)	✅ Tak
Z Polski do kraju UE (WDT)	✅ Tak
Z Polski poza UE (eksport)	✅ Tak
Z kraju UE do Polski	❌ Nie
Tranzyt przez Polskę	❌ Nie
Procedura celna 4200	❌ Nie

Warunki, które musi spełniać faktura:

• musi to być faktura VAT (nie rachunek, nie WZ),
• musi dokumentować dostawę, WDT lub eksport,
• po 1 kwietnia 2026 r. musi posiadać numer KSeF lub kod QR KSeF.

Więcej informacji na temat SENT dla odzieży i obuwia, w szczególności obowiązków oraz wszystkich zwolnień, znajdą Państwo w dziale SENT odzież na naszej stronie.

W związku z wejściem w życie KSeF złożyliśmy w Ministerstwie Finansów wniosek o rozważenie możliwości zmiany rozporządzenia dot. monitorowania SENT odzieży i obuwia i dostosowania go do przepisów KSeF.

Zwolnienia z SENT dla przewozów odzieży i obuwia

Wniosek do MF

W związku z planowanym na dzień 17 marca 2026 r. wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 10 września 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi (Dz. U. poz. 1244), na mocy którego systemem SENT objęte zostaną przewozy odzieży i obuwia, zwracam się z uprzejmą prośbą o rozważenie zmiany rozporządzenia w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem SENT w zakresie dotyczącym zwolnienia przewozów rozpoczynających się w Polsce pod warunkiem towarzyszenia przewozowi faktury poprzez zastąpienie wymogu zwalniającego z monitorowania w postaci „towarzyszenia faktury” wymogiem wystawienia faktury i przesłania jej do KSeF oraz otrzymania przez nią unikalnego numeru identyfikacyjnego.

Wniosek w powyższym zakresie wynika z wejścia w życie KSeF i odejścia od faktur w formie papierowej (a także w formacie PDF) na rzecz faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML), jak również ze specyfiki operacji transportowych związanych z przewozem odzieży i obuwia oraz praktycznych trudności związanych ze spełnieniem wymogu fizycznego towarzyszenia faktury w przypadku złożonych operacji transportowych dotyczących wysyłki większej ilości towarów.

Rozważenie zgłoszonego postulatu i jego uwzględnienie stanowiłoby znaczące ułatwienie dla branży odzieżowej oraz obsługujących ją operatorów logistycznych i przewoźników, bez uszczerbku dla celu wprowadzenia nowej regulacji. Zmiana stanowiłaby de facto aktualizację i dostosowanie rozporządzenia SENT do przepisów KSeF, które zaczęły obowiązywać od 1 lutego 2026 r., co zostało zapowiedziane w uzasadnieniu projektu rozporządzenia (MF 947) – „Ponadto od 1 lutego 2026 r., po wprowadzeniu zmian ustawowych (projekt nr UD158) w zakresie KSeF, mają funkcjonować nowe rodzaje faktur: faktury wystawiane w trybie „offline 24” i trybie „offline”.  W związku z tym wymagana będzie odpowiednia zmiana projektowanych przepisów w tym zakresie.”

Obecnie § 2 ust. 10 pkt 1 lit. b rozporządzenia MF w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem SENT stanowi, że „Przepisu § 1 pkt 10 nie stosuje się do towarów, których przewóz jest realizowany na podstawie art. 5 ustawy o systemie monitorowania, z wyjątkiem przewozu towarów, któremu nie towarzyszy faktura w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, 894, 896 i 1203) dokumentująca dostawę towarów, wewnątrzwspólnotową dostawę towarów albo eksport towarów w rozumieniu tej ustawy, przy czym w przypadku faktury w postaci elektronicznej w formacie umożliwiającym zapoznanie się z jej treścią.”

Operacje transportowe związane z przewozem odzieży i obuwia znacząco różnią się od przewozów innych towarów objętych obecnie regulacją SENT. Towary te rzadko są transportowane od jednego sprzedawcy do jednego odbiorcy na całej trasie wyłącznie jednym środkiem transportu. Najczęściej przewozi się je na wielu paletach lub w licznych kartonach (małych paczkach, które nie stanowią jednak przesyłek pocztowych). Nierzadko jednym środkiem transportu przewożony jest towar pochodzący od wielu sprzedawców i przeznaczony dla wielu odbiorców. Często, zanim trafi on od sprzedawcy do odbiorcy, jest przeładowywany w tzw. centrach logistycznych, a przewóz realizują kolejni przewoźnicy. Całym procesem logistycznym zarządza przy tym operator logistyczny, który nie jest ani sprzedawcą, ani odbiorcą, ani przewoźnikiem. W takich przypadkach realizacja obowiązków w zakresie zgłoszeń SENT oznaczałaby konieczność codziennego dokonywania setek, a nawet tysięcy zgłoszeń oraz ich bieżącej aktualizacji. W efekcie obowiązki te byłyby nadmiernie czasochłonne i w praktyce mogłyby okazać się niewykonalne.

Z powyższej perspektywy, rozwiązanie polegające na zwolnieniu z SENT przewozów rozpoczynających się w Polsce (art. 5 SENT) jest bardzo pożądanym. Jednak problemem okazuje się kwestia „towarzyszenia faktury”, bowiem spełnienie tego warunku wymagałoby albo przekazywania faktury kierowcy (chociażby w wersji elektronicznej), albo załączania jej do przesyłki. W obydwóch przypadkach będzie się to wiązało z problemami organizacyjnymi, bowiem przekazywanie faktury kolejnym przewoźnikom (kierowcom) wiązałoby się z ryzykiem ujawnienia tajemnicy handlowej  (taką zawierają faktury) oraz potencjalnym przetwarzaniem tych danych przez podmioty trzecie (przewoźników, kierowców). Jednocześnie zakrywanie danych na fakturze generowałoby dodatkową pracę, której wykonanie w przypadku setek lub tysięcy operacji dziennie byłoby znaczącym obciążeniem. Dołączanie faktury do przesyłki również stanowi trudność, bowiem czynności te musieliby wykonywać operatorzy logistyczni na rzecz sprzedawców i wymagałoby to dostosowania procedur. Rozwiązanie to jest w praktyce trudne do wykonania. Tym samym zarówno w przypadku faktur w formie papierowej, jak i elektronicznej, konieczność zapewnienia ich „towarzyszenia” przewożonemu towarowi wywoła liczne trudności organizacyjne, w wielu przypadkach niemożliwe do przezwyciężenia w praktyce obrotu gospodarczego – zwłaszcza w przypadku złożonych, wieloetapowych operacji transportowych, w ramach których towary przechodzą niejednokrotnie przez kilka centrów logistycznych, są przewożone przez różnych przewoźników, a także podlegają procesom konsolidacji i dekonsolidacji. Niejednokrotnie procesy te są na tyle złożone, dynamiczne i niemożliwe do uprzedniego zaplanowania, że skuteczne zapewnienie „towarzyszenia” faktury przewożonym towarom jest zadaniem znacznie trudniejszym, niż to się może wydawać.

Z powyższych względów pożądanym rozwiązaniem byłoby zastąpienie wymogu zwalniającego z monitorowania w postaci „towarzyszenia faktury” wymogiem wystawienia faktury i przesłania jej do KSeF oraz otrzymania nadanego jej unikalnego numeru identyfikacyjnego.

W takiej sytuacji podmiot wysyłający (sprzedawca), aby skorzystać ze zwolnienia z monitorowania SENT, musiałby przed rozpoczęciem przewozu wystawić fakturę VAT dokumentującą sprzedaż (dostawę, WDT lub eksport), wysłać ją do KSeF i otrzymać dla niej unikalny numer identyfikacyjny. Natomiast w przypadku kontroli transportu, kontrolujący mógłby sprawdzić w KSeF, czy na przewożony towar została wystawiona faktura. Systemy SENT oraz KSeF stałyby się dzięki temu rozwiązaniami komplementarnymi, wzajemnie dopełniającymi się w zakresie monitorowania prawidłowości obrotu odzieżą i obuwiem.

Proponowane rozwiązanie byłoby spójne z istotą KSeF i odejściem od faktur w formie papierowej (a także w formacie PDF) na rzecz faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML). Zarazem rozwiązanie to zapewniłoby pełną transparentność obrotu gospodarczego, a także pewność prawną realizowanych przewozów. Podmioty wysyłające w obecnym stanie prawnym mogą bowiem ponosić odpowiedzialność za przypadkowe zagubienie czy też pomylenie przez przewoźnika lub kierowcę faktury mającej towarzyszyć przewożonemu towarowi – natomiast powiązanie mechanizmu zwolnienia z obowiązku monitorowania z Krajowym Systemem e-Faktur zapewniłoby również samym sprzedawcom możliwość zabezpieczenia się przed podobnymi, niezależnymi od nich sytuacjami.

Z powyższych względów wnosimy o rozważenie proponowanych zmian, które idą w ślad za zapowiedzią zawartą w uzasadnieniu projektu. Jednocześnie proszę o rozważenie wprowadzenia zmian jeszcze przed 17 marca 2026 r.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że w związku z wejściem w życie KSeF oraz koniecznością dostosowania się do nowych wymogów, niemal równoległe objęcie odzieży i obuwia systemem SENT będzie wymagało od przedsiębiorców daleko idących zmian organizacyjnych oraz znaczących zmian w infrastrukturze informatycznej. Dla wielu przedsiębiorstw będzie oznaczało konieczność wdrożenia i dostosowania rozwiązań IT służących obsłudze zgłoszeń SENT (w szczególności systemów WMS/TMS oraz ERP, a także odpowiedniej modyfikacji interfejsów integrujących te systemy). Stanowi to istotne wyzwanie organizacyjne i technologiczne dla branży odzieżowej, a także dla obsługujących ją operatorów logistycznych i przewoźników.

Z tego względu zasadne wydaje się rozważenie wprowadzenia tzw. okresu przejściowego, w którym podmioty nie podlegałyby administracyjnym karom pieniężnym za niewykonanie obowiązków wynikających z regulacji SENT. Analogiczne rozwiązanie zaproponowano m.in. w odniesieniu do regulacji SENT dotyczącej betonu (projekt UD109), a mechanizm okresów przejściowych był już wcześniej stosowany przy wprowadzaniu nowych obowiązków w ramach systemu SENT.

Mam świadomość, że regulacja dotycząca tzw. SENT beton wprowadzana jest ustawą, natomiast objęcie odzieży i obuwia systemem SENT następuje w drodze rozporządzenia, a kwestie nakładania kar co do zasady powinny być uregulowane ustawowo (zasada wyłączności ustawy w zakresie ustanawiania sankcji o charakterze represyjnym). Należy jednak odróżnić wprowadzanie nowych podstaw odpowiedzialności administracyjnej – które wymaga regulacji ustawowej – od czasowego ograniczenia stosowania sankcji lub ukształtowania praktyki ich stosowania w sposób korzystny dla adresatów norm. W tym zakresie możliwe by było chociażby posłużenie się instrumentem, jaki oferuje art. 7b ust. 2 ustawy SENT – i czasowe (w okresie przejściowym) wyłączenie niektórych obowiązków w odniesieniu do uzupełniania i aktualizacji zgłoszeń.

Wydaje się zatem, że o ile akt podustawowy nie może wprowadzać nowych, bardziej dolegliwych rozwiązań w zakresie odpowiedzialności administracyjnej, o tyle dopuszczalne jest ustanowienie w drodze rozporządzenia rozwiązań łagodzących, takich jak czasowe odstąpienie od sankcjonowania naruszeń w okresie wdrażania nowych obowiązków. Tego rodzaju rozwiązanie pozostawałoby w zgodzie z zasadą proporcjonalności oraz zasadą ochrony zaufania do państwa, a jednocześnie umożliwiłoby osiągnięcie celów regulacyjnych w sposób bardziej zrównoważony i przewidywalny dla rynku.

Autorzy stanowiska:
adwokat dr Dawid Korczyński
prawnik Kacper Depta
PrawnicyTransportu.pl – profil kancelarii w Google.

SENT odzież i obuwie – krok po kroku | eBOOK